Datenschutzhinweis

Hinweis 1:

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre persönlichen Daten im Hinweisgebersystem einzugeben, ist nicht auszuschließen, dass wir Ihre Daten, sofern notwendig, im Rahmen eines Gerichtsverfahrens verwenden werden.

Hinweis 2:

Falls Sie Dokumente hochladen, sollten Sie sich darüber bewusst sein, dass die Dokumente Metadaten enthalten können, die möglicherweise die Identität des Berichterstellers offenlegen. Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass alle Metadaten aus den Dokumenten entfernt worden sind, bevor Sie diese in das Hinweisgebersystem hochladen.

Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Compliance-Management-System des ÖBB-Konzerns (Hinweisgebersystem) aufklären, wenn Sie einen Hinweis an das Compliance Office der ÖBB per E-Mail an compliance@oebb.at bzw. über das System www.bkms-system.com/oebb abgeben. Bitte lesen Sie sich die datenschutzrechtlichen Hinweise auf der Webseite der bkms-system bzw. im Falle der Versendung des Hinweises per E-Mail an das Compliance Office sorgfältig durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

Hinweise zum Datenschutz im Rahmen eines Beschwerdeverfahrens

Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen eines internen Beschwerdeverfahren bei der Arverio aufklären, wenn Sie eine Beschwerde an die Beschwerdestelle über das Kontaktformular auf der Webseite abgeben. Bitte lesen Sie sich die datenschutzrechtlichen Hinweise nachfolgend sorgfältig durch, bevor Sie eine Beschwerdemeldung abgeben.

Art der personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Beschwerdeverfahrens bei der Arverio erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Kontaktformular das Beschwerdeverfahren der Arverio nutzen und eine Meldung an die Beschwerdestelle abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

• Ihren Namen, sofern Sie uns Ihre Identität offenlegen,
• Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
• Ob Sie Mitarbeiter oder Geschäftspartner, Fahrgast oder sonstige betroffene Person oder Personengruppe sind
• Ggf. Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen

Zweck des Beschwerdeverfahren und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Das Beschwerdeverfahren dient dazu, Beschwerdemeldungen auf (mutmaßlichen)
Rechtsverletzungen im Sinne des LKSG durch Arverio und/oder ihren Lieferanten bzw. auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken nachzugehen und zu bearbeiten, mit dem Ziel bei etwaigen Risiken und/oder Verletzungen Schäden unmittelbar abzuwenden oder zu minimieren sowie weitere Präventionsmaßnahmen zu treffen und ihre Umsetzung zu veranlassen. Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten ist daher die Bearbeitung der entgegengenommenen Beschwerdemeldung und Aufdeckung des gemeldeten Verstoßes oder Risikos im Rahmen des internen Beschwerdeverfahrens.

Rechtsgrundlage

Arverio wird die Daten im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen nur verarbeiten, soweit mindestens eine anwendbare datenschutzrechtliche Regelung dies erlaubt. Rechtliche Grundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann insbesondere die Einwilligung des meldenden Beschäftigten und/oder der beteiligten/betroffenen Personen sein.

Im Übrigen kann Arverio Datenverarbeitungen auf folgende Rechtsgrundlagen stützen:

1. Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG):
   Datenverarbeitung, die im Rahmen von Ermittlungsmaßnahmen erfolgt, kann ggf. für die Begründung oder auch Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sein.
2. Aufklärung von Straftaten (§ 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG):
   Dienen Ermittlungsmaßnahmen der Aufdeckung möglicher Straftaten im Rahmen von Arbeitsverhältnissen, können sie nach § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG gerechtfertigt sein.
3. Umsetzung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO):
   Arverio hat umfangreiche gesetzliche und auch Compliance-Pflichten.
4. Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):
   Arverio kann Ihre Daten auch verarbeiten, um eigene berechtigte Interessen oder die berechtigten Interessen eines Dritten zu wahren. Berechtigte Interessen können u.a. sein (nicht abschließend):

• Rechtsverteidigung
• Verbesserung der Konzernrichtlinien
• Umsetzung ausländischer Rechtsvorschriften
• Unterstützung des Betroffenen

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die zentrale Beschwerdestelle der Arverio ist die jeweilige Gesellschaft der Arverio, in deren eigenem Geschäftsbereich und/oder Lieferkette das menschenrechtliche und umweltbezogene Risiko bestehen soll. Verantwortliche Stelle ist im Einzelfall daher eine der folgenden Gesellschaften der Arverio:

Arverio Deutschland GmbH
Rothebühlplatz 21-25
70178 Stuttgart

Arverio Baden-Württemberg GmbH
Rothebühlplatz 21-25
70178 Stuttgart

Arverio Bayern GmbH
Morellstrasse 33
86159 Augsburg

Arverio Drive GmbH
Rothebühlplatz 21-25
70178 Stuttgart

Arverio Facility GmbH
Bahnhof 2
73457 Essingen

Für die Verarbeitungen auf der Website und für das interne Beschwerdeverfahren bei der zentralen Beschwerdestelle der Arverio bestimmen die oben genannten teilnehmenden Gesellschaften der Arverio gemeinsam die Zwecke und Mittel der Verarbeitung und sind damit gemeinsam verantwortlich. Die Arverio Deutschland GmbH ist dabei intern dafür zuständig, die Website bereitzustellen und deren ordnungsgemäßen Betrieb und die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze sicherzustellen. Die Arverio Deutschland GmbH nimmt die Meldungen zudem als erste Anlaufstelle entgegen, sichtet sie und leitet die Meldungen an das jeweils betroffene verbundene Unternehmen weiter, welches anschließend für die Bearbeitung allein verantwortlich ist.

Ihre Betroffenenrechte im Zusammenhang mit der gemeinsamen Verantwortlichkeit können Sie selbstverständlich gegenüber allen Verantwortlichen geltend machen, so dass Ihnen aus der gemeinsamen Verantwortlichkeit keine Nachteile entstehen.

Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter der Arverio Deutschland Gruppe:
GP Data GmbH, Geschäftsführer Stephan Schuld

Sie können den Datenschutzbeauftragten wie folgt erreichen:

E-Mail: datenschutz@arverio.de
Tel.:  + 49 (0711) 400 534 – 66
oder
Tel.:  + 49 (0821) 899 825 - 66

Umgang mit Daten und Beschwerden

Beschwerdehinweise werden von einem begrenzten Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeiter der Arverio Deutschland GmbH, die der Compliance Abteilung unterstehen, entgegengenommen. Die Mitarbeiter der Arverio Deutschland GmbH prüfen die Beschwerde und führen gegebenenfalls eine weitergehende Sachverhaltsaufklärung durch.

Es kann jedoch vorkommen, dass im Rahmen der Bearbeitung einer Beschwerde weitere Mitarbeiter:innen der Arverio Deutschland GmbH oder Mitarbeiter:innen von anderen verbundenen Unternehmen einbezogen werden müssen, z. B. wenn sich die Beschwerde auf Vorgänge in Tochtergesellschaften oder in der Muttergesellschaft beziehen. Vor einer Weitergabe der Beschwerde wird aber natürlich geprüft, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe eingehalten werden. Insbesondere wird jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, zur besonderen Vertraulichkeit verpflichtet.

An Dritte, außerhalb der Arverio Deutschlandgruppe, werden Daten und/oder Hinweise nur weitergegeben, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht oder Sie Ihre Einwilligung erteilt haben. In Betracht kommen insbesondere:

1. Betriebsrat (unter Beachtung der betriebsverfassungs- und datenschutzrechtlichen Vorgaben)
2. Behörden (z.B. Staatsanwaltschaft oder Polizei)
3. Auftragsverarbeiter
4. Weitere Dienstleister wie z.B. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder Rechtsanwalts-kanzleien

Informationen über die Identität des Beschwerdeführers oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, dürfen im Einzelfall an nachfolgende Stellen weitergegeben werden:

1. in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde
2. aufgrund einer Anordnung in einem dem Hinweis nachfolgenden Verwaltungsverfahren
3. aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung

Der Beschwerdeführer wird vorab entsprechend von der Beschwerdestelle über die beabsichtigte Weitergabe der Identität informiert, sofern keine Gefährdung der Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren drohen und hierauf von den jeweiligen zuständigen Stellen verwiesen wurde.

Information der beschuldigten Person

Nach dem Gesetz sind wir dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Beschwerdehinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung der Beschwerde nicht mehr gefährdet. Angaben zu Ihrer Person werden dabei, soweit rechtlich zulässig, nicht offenbart.

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) haben Sie und die in der Beschwerde genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wie folgt:

(a)     Auskunftsrecht:

Die hinweisgebende Person sowie andere von der Meldung/Hinweis betroffenen Personen (alle auch „betroffene Person“ genannt) sind jederzeit berechtigt, im Rahmen des Meldeverfahrens nach Art. 15 DSGVO von der Beschwerdestelle eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob diese betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, ist die betroffene Person ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (insb. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, die Herkunft der Daten) und eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten, sofern und soweit im Einzelfall die Einschränkung nach Art. 23 Abs. 1 lit. d) und i) DSGVO i.V.m. §29 Abs.1 S. 2 BDSG nicht greift.

Einen Auskunftsanspruch besteht nach Art. 23 Abs. 1 lit. d) und i) DSGVO i.V.m. §29 Abs.1 S. 2 BDSG nämlich nicht, soweit durch die Auskunft Informationen offenbart werden, die wegen der überwiegenden berechtigten Interessen Dritter geheim gehalten werden müssen.

(b)     Recht auf Berichtigung

Die betroffenen Personen sind gemäß Art. 16 DSGVO berechtigt, von der Beschwerdestelle zu verlangen, ihre gespeicherten personenbezogene Daten zu berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.

(c )    Recht auf Löschung

Die betroffene Person ist berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO von der Beschwerdestelle zu verlangen, dass die betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden. Das Recht auf Löschung besteht u. a. nicht, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich ist, z. B. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (bspw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Darüber hinaus gelten die Einschränkungen des § 35 BDSG.

(d)     Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Die betroffenen Personen sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO von der Beschwerdestelle zu verlangen, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt werden. Jedoch weist die Beschwerdestelle darauf hin, dass gegebenenfalls eine Bearbeitung der entgegengenommenen Meldung nicht mehr durchgeführt werden kann, sofern durch die eingeschränkte Verarbeitung der Zweck der Verarbeitung nicht (mehr) erreicht werden kann.

(e)     Widerrufsrecht

Eine etwaig erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können die betroffenen Personen jederzeit gegenüber der Beschwerdestelle widerrufen. Hierbei ist zu beachten, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind von dem Widerruf der Einwilligung nicht betroffen. Zur Erklärung des Widerrufs reicht eine formlose Mitteilung z. B. per E-Mail an die Beschwerdestelle aus. Die Beschwerdestelle weist darauf hin, dass eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der getätigten Meldung an die Beschwerdestelle bereits gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §10 HinSchG rechtmäßig ist.  

(f)      Widerspruchsrecht

Die betroffenen Personen sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, sodass die Beschwerdestelle die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten beenden müsste. Das Widerspruchsrecht besteht nur in den in Art. 21 DSGVO vorgesehenen Grenzen. Zudem können die Interessen der Beschwerdestelle bzw. des Verantwortlichen einer Beendigung der Verarbeitung entgegenstehen, sodass die Beschwerdestelle trotz des Widerspruchs berechtigt ist, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

Aufgrund der Rechenschaftspflicht der Beschwerdestelle, ist der gesamte Meldevorgang in dauerhaft abrufbarer Weise zu dokumentieren (speichern) und zu Beweiszwecken im Rahmen einer etwaigen Rechtsverfolgung für mindestens 3 Jahre ab Abschluss des Meldeverfahrens gespeichert, sofern keine Anforderungen nach einem anderen Gesetz oder Rechtsvorschriften zu erfüllen sind und die Speicherung der personenbezogenen Daten für einen Zeitraum darüber hinaus erforderlich und verhältnismäßig macht.

Willigt der meldende Beschäftigte im Falle einer mündlichen Meldung die Tonaufzeichnung des Gespräches ein, wird die Tonaufzeichnung unverzüglich nach Erstellung des Protokolls über das aufgezeichnete Gespräch gelöscht.