Datenschutzhinweis im Rahmen des Hinweisgebersystems

Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems der Go-Ahead Deutschlandgruppe (Go-Ahead) aufklären, wenn Sie einen Hinweis per Telefonanruf, E-Mail, Nutzung des Kontaktformulars der Go-Ahead Hinweisgeberstelle oder persönlichem Erscheinen bei der Go-Ahead Hinweisgeberstelle abgeben. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise sorgfältig durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

Hinweise zum Datenschutz

Beachten Sie insbesondere Folgendes:

Hinweis 1:

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre persönlichen Daten im Hinweisgebersystem einzugeben, ist nicht auszuschließen, dass wir Ihre Daten, sofern notwendig, im Rahmen eines Gerichtsverfahrens verwenden werden.

Hinweis 2:

Falls Sie Dokumente hochladen, sollten Sie sich darüber bewusst sein, dass die Dokumente Metadaten enthalten können, die möglicherweise die Identität des Berichterstellers offenlegen. Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass alle Metadaten aus den Dokumenten entfernt worden sind, bevor Sie diese in das Hinweisgebersystem hochladen.

 

Art der personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Hinweisgebersystems der Go-Ahead erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem der Go-Ahead eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

  • Ihren Namen, sofern Sie uns Ihre Identität offenlegen,
  • Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
  • Ob Sie Mitarbeiter oder Geschäftspartner sind
  • Ggf. Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der
    Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen

Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren
internen Regelverletzungen von Go-Ahead auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Bearbeitung der entgegengenommenen Meldung und Aufdeckung des gemeldeten Verstoßes im Rahmen des internen Meldeverfahrens.

 

Rechtsgrundlage

Go-Ahead wird die Daten im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen nur verarbeiten, soweit mindestens eine anwendbare datenschutzrechtliche Regelung dies erlaubt. Rechtliche Grundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann insbesondere die Einwilligung des meldenden Beschäftigten und/oder der beteiligten/betroffenen Personen sein, in jedem Fall aber gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSG VO i.V.m.  § 10 HinSchG, sofern die Verarbeitung für die Bearbeitung und Aufklärung der Meldung erforderlich ist.

Im Übrigen kann Go-Ahead Datenverarbeitungen auf folgende Rechtsgrundlagen stützen:

1.Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG):

Datenverarbeitung, die im Rahmen von Ermittlungsmaßnahmen erfolgt, kann ggf. für die Begründung oder auch Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sein.

2. Aufklärung von Straftaten (§ 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG):

Dienen Ermittlungsmaßnahmen der Aufdeckung möglicher Straftaten im Rahmen von Arbeitsverhältnissen, können sie nach § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG gerechtfertigt sein.

3. Umsetzung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO):

Go-Ahead hat umfangreiche gesetzliche und auch Compliance-Pflichten.

4. Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

Go-Ahead kann Ihre Daten auch verarbeiten, um eigene berechtigte Interessen oder die berechtigten Interessen eines Dritten zu wahren. Berechtigte Interessen können u.a. sein

  • Rechtsverteidigung
  • Verbesserung der Konzernrichtlinien
  • Umsetzung ausländischer Rechtsvorschriften
  • Unterstützung des Betroffenen

 

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die zentrale Hinweisgeberstelle der Go-Ahead ist der jeweilige Beschäftigungsgeber der Go-Ahead im Sinne des HinSchG. Verantwortliche Stelle ist im Einzelfall daher eine der folgenden Gesellschaften der Go-Ahead:

Go-Ahead Verkehrsgesellschaft Deutschland GmbH
Zehdenicker Straße 1
10119 Berlin

Go-Ahead Baden-Württemberg GmbH
Rothebühlplatz 21-25
70178 Stuttgart

Go-Ahead Bayern GmbH
Morellstrasse 33
86159 Augsburg

Go-Drive Verleihgesellschaft mbH
Bahnhof 2
73457 Essingen

Go-Ahead Facility GmbH
Bahnhof 2
73457 Essingen

 

Für die Verarbeitungen auf der Website und für das Hinweisgebersystem der Go-Ahead bestimmen die oben genannten teilnehmenden Gesellschaften der Go-Ahead gemeinsam die Zwecke und Mittel der Verarbeitung und sind damit gemeinsam verantwortlich. Die Go-Ahead Verkehrsgesellschaft Deutschland GmbH ist dabei intern dafür zuständig, die Website bereitzustellen und deren ordnungsgemäßen Betrieb und die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze sicherzustellen. Die Go-Ahead Verkehrsgesellschaft Deutschland GmbH nimmt die Meldungen zudem als erste Anlaufstelle entgegen, sichtet sie und leitet die Meldungen an das jeweils betroffene verbundene Unternehmen weiter, welches anschließend für die Bearbeitung allein verantwortlich ist und Sie über die stattfindenden Verarbeitungen ggf. gesondert informiert.

Ihre Betroffenenrechte im Zusammenhang mit der gemeinsamen Verantwortlichkeit können Sie selbstverständlich gegenüber allen Verantwortlichen geltend machen, so dass Ihnen aus der gemeinsamen Verantwortlichkeit keine Nachteile entstehen.

 

Datenschutzbeauftragte

Datenschutzbeauftragte der Go-Ahead Deutschland Gruppe:

 

GP Data GmbH, Geschäftsführer Stephan Schuld

Sie können den Datenschutzbeauftragten wie folgt erreichen:

E-Mail: datenschutz@goahead-de.com

Tel.:  + 49 (0711) 400 534 – 66

oder

Tel.:  + 49 (0821) 899 825 - 66

 

Umgang mit Daten und Hinweisen

Hinweise werden von einem begrenzten Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeiter der Go-Ahead Verkehrsgesellschaft Deutschland GmbH, die der Leitung der Compliance Abteilung unterstehen, entgegengenommen. Die Mitarbeiter der Go-Ahead Verkehrsgesellschaft Deutschland GmbH prüfen den Hinweis und führen gegebenenfalls eine weitergehende Sachverhaltsaufklärung durch.

Es kann jedoch vorkommen, dass im Rahmen der Bearbeitung eines Hinweises weiteren Mitarbeitern der Go-Ahead Verkehrsgesellschaft Deutschland GmbH oder Mitarbeiter von anderen verbundenen Unternehmen einbezogen werden müssen, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften oder in der Muttergesellschaft beziehen. Verbundene Unternehmen können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Vor einer Weitergabe der Hinweise wird aber natürlich geprüft, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur besonderen Vertraulichkeit verpflichtet.

An Dritte, außerhalb der Go-Ahead Deutschlandgruppe, werden Daten und/oder Hinweise nur weitergegeben, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht oder Sie Ihre Einwilligung erteilt haben. In Betracht kommen insbesondere:

  1. Betriebsrat (unter Beachtung der betriebsverfassungs- und datenschutzrechtlichen Vorgaben)
  2. Behörden (z.B. Staatsanwaltschaft oder Polizei)
  3. Auftragsverarbeiter
  4. Weitere Dienstleister wie z.B. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder Rechtsanwaltskanzleien

 

Informationen über die Identität des Hinweisgebers oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, dürfen abweichend von Vertraulichkeitsgebot nach §8 Abs. 1 HinSchG an die zuständige Stelle übermittelt werden:

  1. in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde
  2. aufgrund einer Anordnung in einem dem Hinweis nachfolgenden Verwaltungsverfahren
  3. aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung

 

Der Hinweisgeber wird vorab entsprechend von der Hinweisgeberstelle über die beabsichtigte Weitergabe der Identität informiert, sofern keine Gefährdung der Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren drohen und hierauf von den jeweiligen zuständigen Stellen verwiesen wurde.

 

Information der beschuldigten Person

Nach dem Gesetz sind wir dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Angaben zu Ihrer Person werden dabei, soweit rechtlich zulässig, nicht offenbart.

 

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wie folgt:

(a)    Auskunftsrecht:

Die hinweisgebende Person sowie andere von der Meldung/Hinweis betroffenen Personen (alle auch „betroffene Person“ genannt) sind jederzeit berechtigt, im Rahmen des Meldeverfahrens nach Art. 15 DSGVO von der Hinweisgeberstelle eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob diese betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, ist die betroffene Person ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (insb. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, die Herkunft der Daten) und eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten, sofern und soweit im Einzelfall die Einschränkung nach Art. 23 Abs. 1 lit. d) und i) DSGVO i.V.m. §29 Abs.1 S. 2 BDSG nicht greift.

Ein Auskunftsanspruch besteht nach Art. 23 Abs. 1 lit. d) und i) DSGVO i.V.m. §29 Abs.1 S. 2 BDSG nämlich nicht, soweit durch die Auskunft Informationen offenbart werden, die wegen der überwiegenden berechtigten Interessen Dritter geheim gehalten werden müssen.

(b)    Recht auf Berichtigung

Die betroffenen Personen sind gemäß Art. 16 DSGVO berechtigt, von der Hinweisgeberstelle zu verlangen, ihre gespeicherten personenbezogene Daten zu berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.

(c )   Recht auf Löschung

Die betroffene Person ist berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO von der Hinweisgeberstelle zu verlangen, dass die betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden. Das Recht auf Löschung besteht u. a. nicht, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich ist, z. B. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (bspw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Darüber hinaus gelten die Einschränkungen des § 35 BDSG.

(d)    Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Die betroffenen Personen sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO von der Hinweisgeberstelle zu verlangen, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt werden. Jedoch weist die Hinweisgeberstelle darauf hin, dass gegebenenfalls eine Bearbeitung der entgegengenommenen Meldung nicht mehr durchgeführt werden kann, sofern durch die eingeschränkte Verarbeitung der Zweck der Verarbeitung nicht (mehr) erreicht werden kann.

(e)    Widerrufsrecht

Eine etwaig erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können die betroffenen Personen jederzeit gegenüber der Hinweisgeberstelle widerrufen. Hierbei ist zu beachten, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind von dem Widerruf der Einwilligung nicht betroffen. Zur Erklärung des Widerrufs reicht eine formlose Mitteilung z. B. per E-Mail an die Hinweisgeberstelle aus. Die Hinweisgeberstelle weist darauf hin, dass eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der getätigten Meldung an die Hinweisgeberstelle bereits gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §10 HinSchG rechtmäßig ist.  

(f)     Widerspruchsrecht

Die betroffenen Personen sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, sodass die Hinweisgeberstelle die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten beenden müsste. Das Widerspruchsrecht besteht nur in den in Art. 21 DSGVO vorgesehenen Grenzen. Zudem können die Interessen der Hinweisgeberstelle bzw. des Verantwortlichen einer Beendigung der Verarbeitung entgegenstehen, sodass die Hinweisgeberstelle trotz des Widerspruchs berechtigt ist, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

 

Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

Aufgrund der Rechenschaftspflicht der Hinweisgeberstelle, ist der gesamte Meldevorgang in dauerhaft abrufbarer Weise zu dokumentieren (speichern) und darf nicht vor Ablauf von 2 Jahren nach Abschluss des Meldeverfahrens gelöscht werden. Zu Beweiszwecken im Rahmen einer etwaigen Rechtsverfolgung, speichert Go-Ahead regelmäßig den gesamten Meldevorgang für mindestens 3 Jahre ab Abschluss des Meldeverfahrens (§ 11 Abs. 5 HinSchG), sofern keine Anforderungen nach einem anderen Gesetz oder Rechtsvorschriften zu erfüllen sind und die Speicherung der personenbezogenen Daten für einen Zeitraum darüber hinaus erforderlich und verhältnismäßig macht.

Willigt der meldende Beschäftigte im Falle einer mündlichen Meldung die Tonaufzeichnung des Gespräches ein, wird die Tonaufzeichnung unverzüglich nach Erstellung des Protokolls über das aufgezeichnete Gespräch gelöscht.